Med hjälp av tekniska lösningar kan man minska arbetsmängden på ett betydande sätt. I början är det ändå klokt att reservera lite tid för inlärning och för att kunna bekanta sig med tjänsten, eftersom man alltid först måste lära sig hantera den nya tekniken.
Största delen av de bästa tekniska innovationerna kommer beklagligt sent in i traditionella verksamhetsmiljöer, vilket upprätthåller besvärliga handlingssätt. Men här gäller det att vara fördomsfri och pröva på olika tjänster och ändra på ditt sätt att arbeta.
Sociala medier är inte enbart tekniska lösningar, såsom kanske bilden av web 2.0 -fenomenet betonar. Utan tekniska lösningar skulle samarbete och nätverksbildning mellan människor vara svårare och långsammare.
Själva Internet och agerandet där samt användningen av tekniska hjälpmedel i kommunikationen väcker två slags känslor hos människor: en del anser att arbetet splittras och blir mera komplicerat. Känslan av kontroll försvinner, brådskan och arbetsbördan ökar. Andra anser däremot att det går ungefär tvärtom.
Belöningen är att arbetsbördan lättar
- Då man tar nya verktyg i bruk är känns de första stegen vanligtvis kanske lite jobbiga. Försök stå ut med att det går långsamt i början.
- Det rekommenderas att du frågar om råd. Eget initiativ är givetvis på sin plats. Sök reda på anvisningarna för det program eller den webbmiljö som du vill lära dig. Anvisningarna innehåller ofta små videoklipp och åskådliga skärmdumpar. Engelskan behöver man inte vara rädd för och ofta finns det även instruktioner åtminstone delvis på svenska. Och kom ihåg dina kompisar..
- Förnya dina rutiner – lämna bort ineffektiva arbetssätt.
- Sträva efter att kommunicera ekonomiskt. Meddela dig kort, berätta genast det väsentliga och använd åskådliga rubriker.
- Lär dig använda RSS-flöden och sociala bokmärken. Du har verklig nytta av dem.
- Kalenderprogram, synkronisering av kalendrar och påminnelser kan vara till hjälp. Alla sätt som minskar dokumentsökning är nyttiga. Samla t.ex. gemensamma filer på gruppens webbsidor i stället för att skicka dem som bilagor.
- På webben fungerar ömsesidighet: tipsa och hjälp andra. Du får tillbaka med samma mått. I slutändan kan du för litet besvär spara mycket tid och möda.
Behändiga verktyg och webbsidor för tidshantering
37signals har utvecklat flera webbtillämpningar för projekthantering. Tjänsternas avskalade grundversioner är gratis.
För att komma ihåg saker har man hjälp av virtuella minneslappar (sök med sökordet stickies) och To do -listor, såsom Remember the Milk och Ta-da Lists
Ett mångsidigt hjälpmedel vid planering av tidsanvändning är Voo2do
Det finns några behändiga webbtjänster som kan användas för överenskommelse om gemensam tidpunkt eller röstning mellan alternativ, vilket alltid är besvärligt: Doodle & When is Good & Sumpli. Användaren skapar en överenskommelse om tidpunkt, får en direkt länk till sidan och delar länken till gruppen via e-post eller webbsidor. Var och en besöker webbsidan och antecknar en lämplig tidpunkt eller sitt röstningsbeslut. Eftersom webbsidan är öppen kan man i gruppen komma överens om att använda t.ex. initialer eller förnamn för identifiering.
Med kalendern håller du tiden
Datorn, mobilen och Internet breddar kalenderns möjligheter. Kalendrar i nät- och mobilenheter kan synkroniseras sinsemellan, förutsatt att de stöder egenskapen iCal (iCalendar). Synkronisering betyder att kalendrarna utbyter information så att båda innehåller samma anteckningar. Prova och sök din egen favorit. Några idéer:
- En traditionell papperskalender fungerar fortfarande utmärkt. Man behöver inte vänta på att den startar. En traditionell kalender kan man dock tappa bort.
- Kalenderprogrammet som medföljer e-postprogrammet (Microsoft Outlook) eller ett separat kalenderprogram (t.ex. Sunbird).
- Webbkalendern, t.ex. Google Kalender, som kan delas till bekanta och synkroniseras både med Outlook och mobilens kalender.
- Lärmiljöerna som t.ex. Moodle erbjuder olika kalendrar och möjligheter att skicka påminnelser och meddelanden till användargrupperna.