Teknisillä ratkaisuilla on mahdollista vähentää oman työn määrää merkittävällä tavalla. Alkuun kannattaa kuitenkin varata vähän aikaa, sillä aina on ensin opiskeltava uuden tekniikan hallintaa. Tämä satsaus kuitenkin kannattaa.
Suuri osa parhaista teknisistä innovaatioista tulee perinteisiin toimintaympäristöihin harmillisesti viivästyneenä, mikä ylläpitää vaivalloisia toimintatapoja. Kannattaakin uskaltaa rohkeasti ottaa käyttöön uusia palveluita vähitellen ja muuttaa vähitellen omia työskentelytapojaan. Kaikkea ei kannata muuttaa yhdellä kertaa.
Sosiaalinen media ei ole pelkkä tekninen ratkaisu, kuten ehkä mielikuva web 2.0 -ilmiöstä korostaa, mutta ilman teknisiä ratkaisuja ihmisten yhteistyö ja verkostoituminen olisi vaikeampaa ja hitaampaa.
Internet ja siellä toimiminen sekä teknisten välineiden käyttäminen viestinnässä herättävät ihmisissä kahtalaisia tuntemuksia: toisten mielestä työtoiminta sirpaloituu ja monimutkaistuu, hallinnan tunne katoaa ja kiire ja työtaakka lisääntyvät, toisten mielestä taas käy suunnilleen päinvastoin.
Etene askel kerrallaan
Yleensä ensimmäiset askeleet uusien välineiden käytössä ovat saattavat tuntua työläiltä. Koeta sietää hidas alku ja salli itsellesi virheitä.
Neuvon kysyminen muilta on suositeltavaa. Omatoimisuuskin on toki paikallaan, ja testaaminen itsenäisesti . Etsi opettelun kohteena olevan ohjelman tai verkkoympäristön ohjeet. Ne sisältävät usein pieniä videoita ja havainnollisia ruutukaappauksia. Englannin kieltä ei kannata pelästyä ja nykyään löytyy usein myös suomenkielisiä ohjeita. Videot antavat myös visuaalisesti ohjeita, joista toimintalogiikka on helppo ymmärtää.
Uudista rutiinejasi – jätä pois tehottomia työtapoja.
Pyri taloudellisuuteen viestinnässä. Viestitä lyhyesti, kerro oleellisin heti ja otsikoi havainnollisesti.
Opettele käyttämään otsikkosyötteitä ja sosiaalisia kirjanmerkkejä. Huomaat pian miten niistä on apua.
Kalenteriohjelmat, kalentereiden synkronointi ja muistutukset voivat olla avuksi.
Kaikki keinot, joilla voit vähentää dokumenttien etsintää, ovat tarpeellisia. Kokoa esimerkiksi yhteiset tiedostot ryhmän verkkosivuille sen sijaan, että lähettäisit niitä liitetiedostoina.
Verkossa vastavuoroisuus toimii: vinkkaa ja auta ja sinua autetaan. Lopputuloksena molemmat osapuolet säästävät paljon aikaa ja vaivaa.
Näppäriä välineitä ja verkkosivuja ajanhallintaan
37signals on kehittänyt useita verkkosovelluksia projektinhallintaan. Palveluiden riisutut perusversiot ovat ilmaisia.
Asioiden muistamista auttavat vaikkapa virtuaaliset muistilaput (etsi hakusanalla stickies) ja to do -listat, kuten Remember the Milk ja Ta-da Lists.
Monipuolinen ajankäytön suunnittelun apulainen on Voo2do.
Aina hankalaan yhteisen ajan sopimiseen tai valinnoista äänestämiseen löytyy muutamia käteviä verkkopalveluita: Doodle, When is Good ja Sumpli. Palvelun käyttäjä luo ajankohdasta sopimisen verkossa, saa suoran linkin sivulle ja jakaa linkin sähköpostitse tai verkkosivuilla ryhmälle. Jokainen käy itse merkitsemässä sopivan kokousajan tai äänestyspäätöksensä. Koska verkkosivu on avoin, ryhmässä voidaan sopia, että käytetään esimerkiksi nimikirjaimia tai etunimiä.
Kalenteri pitää ajassa
Tietokone, kännykkä ja internet laajentavat kalenterin mahdollisuuksia. Verkko- ja mobiililaitteen kalenterit voi synkronoida keskenään, mikäli ne tukevat iCal (iCalendar) -ominaisuutta. Synkronointi tarkoittaa sitä, että kalenterit vaihtavat tietojaan niin, että molemmissa on samat merkinnät. Etsi kokeillen oma suosikkisi, tässä ideoita:
Perinteinen paperikalenterikin on edelleen verraton joissakin tilanteissa. Sen käynnistymistä ei tarvitse odotella. Perinteinen kalenteria voi tosin hukkua, toisinkuin netissä oleva kalenteri.
Sähköpostiohjelman ohessa oleva kalenteriohjelma (Microsoft Outlook) tai erillinen kalenteriohjelma (esim. Sunbird).
Verkkokalenteri, esim. Google-kalenteri, jonka voi jakaa tuttavien nähtäväksi ja synkronoida sekä Outlookin että kännykän kalenterin kanssa.
- Verkko-opetuksessa hyödynnettävissä oppimisympäristöissä kuten Moodle on erilaisia kalentereita ja mahdollisuuksia lähettää muistutuksia ja ilmoituksia käyttäjäryhmille.
Anne Rongas