Seuraava esimerkki kuvaa ongelmia, joihin vastikeetta tarjottavien wikien käyttäjä voi törmätä:
Työyhteisössämme heräsi tarve perustaa wiki-palvelu parantamaan tiedonkulkua ja lisäämään yhdessä tekemistä ja keskustelua. Sähköposti oli osoittautunut kankeaksi ja epävarmaksi välineeksi tarpeisiin nähden.
Perustimme helppokäyttöisen ja ilmaisen suljetun wikin tähän tarkoitukseen. Ilmaisuus perustui mainoksiin, mutta se ei tässä tapauksessa häirinnyt, kun käyttäjinä oli vapaaehtoisia aikuisia. Keskustelu lähti polveilemaan, ja kaikki olivat tyytyväisiä. Loimme eri teemoille omia sivuja, joiden alle lisättiin alasivuja, liitteitä, kuvia ja keskusteluketjuja. Wikin ylläpitäjänä aloin kerran ihmetellä, miksi en saa millään erästä kollegaani lisättyä käyttäjäksi. Lopulta lähdin selvittelemään asiaa wikin virallisilta sivuilta. Löysin ilmoituksen, josta kävi ilmi, että mainoksiin perustuva ansaintamalli ei suljetussa wikissä tuottanutkaan omistajien mielestä tarpeeksi, joten he olivat päättäneet lakata tarjoamasta suljettuja wikejä. Tästä ei tullut ennakkoilmoitusta, vaan huomasimme asian siitä, että kollegan kutsuminen käyttäjäksi ei vain enää onnistunut. Wiki on edelleen suljettu, mutta ei luonnollisesti enää vastaa tarkoitustaan, kun jäseniä ei voi lisätä. Wikimme ei sisällä salaisuuksia, mutta avoimeksikaan sitä ei voida muuttaa - tuntuisi epämukavalta käydä yksikön sisäisiä keskusteluja avoimesti verkossa.
Päätimme ottaa palvelusta varmuuskopion ja arkistoida näin kaikki wikissä vuoden aikana tapahtunut. Varmuuskopio onnistui, mutta se tallensi valitettavasti vain sisältösivut html-muodossa ilman muotoiluja. Keskusteluja, kuvia tai liitteitä ei saa varmuuskopion mukana talteen. Ilmenipä vielä sellainenkin ongelma, että wikiä ei voi sulkea tai poistaa itse, vaikka olisi pääkäyttäjä. Missään ei ole kuvattuna sitä, miten wikin poistaminen tapahtuu. Ylläpitäjän ”Help”-keskustelualueella on lukemattomia pyyntöjä tarpeettomiksi käyneiden tai kenties jostain vakavammasta syystä lopetettaviksi haluttujen wikien poistamiseksi.
Uuden wikin etsinnässä oli suureksi avuksi WikiMatrix-palvelu. Sieltä voi haarukoida suodatetun haun avulla omiin tarkoituksiin parhaiten sopivat vaihtoehdot. Palvelussa on kuvattu tarkasti peräti 126:n wikiksi luokitellun palvelun ominaisuudet. Valitsin tarkempaan vertailuun seitsemän palvelua. Jo käynti kotisivuilla paljasti kuitenkin, että kolmessa ensimmäisessä olivat ehdot muuttuneet tai palvelu oli lopetettu.
Jälkeenpäin voi miettiä, olivatko vaatimukset työvälineen ominaisuuksista kuitenkin sen verran kovat, että olisi kannattanut ajatella pidemmälle tulevaisuuteen ja katsastaa maksullisia palveluja. Kilpailuttamalla wikialustan ylläpitopalveluineen olisimme sopimuksella voineet varmistaa palvelun jatkuvuuden ja koko sisällön aukottoman varmuuskopioinnin. Se on tietysti kustannuskysymys, mutta niin on myös viidentoista ihmisen ajatustyön ja yhdessä kehittämisen katoaminen jäljettömiin tai se työaika, joka kuluu puolentoista vuoden aikana kertyneen sisällön tallentamiseen käsin leikkaa–liimaa-menetelmällä.