Många skolor har redan länge haft klara verksamhetsmodeller och -anvisningar för bl.a. utredning av mobbning och för krisarbete, men det finns inte speciellt många modeller för frånvarokontroll. Skolornas sätt att anteckna frånvaron varierar och ingen enhetlig information om frånvarofrekvensen finns tillgänglig. Ännu svårare är det att få information om andelen olovlig frånvaro. Det går att kontrollera frånvaron per lärare och klass, men inte nödvändigtvis per skola. En del kommuner har egna anvisningar för frånvarokontroll. I en del skolor kontrolleras frånvaron överhuvudtaget inte, trots förpliktelserna i lagen.
Det problematiska med frånvarokontrollen är bl.a. att frånvaro är ett vanligt fenomen i skolans vardag. T.ex. innebär en influensaepidemi ofta också en ”frånvaroepidemi” när många elever blir sjuka samtidigt. Hur kan anmälan och registreringen av frånvaron bäst hållas i styr? Kontroll och utredning av frånvaro kan helt enkelt kännas så mödosamt – och det är det också ofta i stora skolor – att personalen inte nödvändigtvis orkar sätta sig in i det. Frånvarokontroll gör det dock möjligt att upptäcka många typer av problem hos barn och unga. För att kontrollen av skolfrånvaron skall fungera behövs det tydliga anvisningar och ett systematiskt tillvägagångssätt som alla lärare i skolan är med på. Det är också viktigt att vikarier får anvisningar om hur de skall hantera skolfrånvaro.
Frånvarokontrollen fungerar i regel bättre i skolor med klasserna 1-6 än i skolor med klasserna 7-9, där andelen olovlig frånvaro i allmänhet är högre. Vid 13 års ålder börjar eleverna vanligen vara olovligt frånvarande. Eleverna skolkar oftare ensamma än i grupp. Klassföreståndarens uppgift inom frånvarokontrollen i skolor med klasserna 7-9 är ofta mycket krävande och arbetsdryg, bl.a. beroende på ämneslärarnas bristfälliga anteckningar. Att anteckna och kontrollera frånvaro med manuella medel kräver väldigt mycket tid och energi. Uppdatering av uppgifterna kan också försvåras t.ex. av att skolan verkar i två olika byggnader.
En av de viktigaste aspekterna i frånvarokontrollen för att hjälp skall kunna sättas in i tid är att informationen överförs i realtid. Ett snabbt informationsutbyte är till nytta för alla parter: eleven, vårdnadshavarna, lärarna, rektorn och arbetstagarna inom elevvården. Manuella metoder är en stor utmaning när det gäller att få till stånd ett snabbt informationsutbyte mellan de olika parterna. Olovlig frånvaro kan bli till en vana som det är svårt att göra sig av med. Det är därför viktigt att försöka ingripa redan i den första skolkningen. Om information saknas eller dröjer är det ofta omöjligt att göra ett snabbt ingripande.
Ett elektroniskt system för frånvarokontroll skulle ge ett snabbt informationsutbyte i realtid mellan olika aktörer och frånvarokontrollen och -statistiken skulle förenklas. I ett Internet-baserat system kan de olika parterna kontrollera elevernas frånvaro i realtid. Det här gäller också vårdnadshavarna, som med egna användarnamn via Internet kan följa med sitt barns skolvistelse i realtid. Information och akuta meddelanden kan föras in i programmet direkt, skickas till användarens e-post eller som textmeddelande eller skrivas ut från programmet i form av ett brev. En textmeddelandefunktion gör det också enkelt att fullgöra skolans skyldighet att informera om elevens frånvaro. Programmet gör det också möjligt att kontrollera situationen bland någon viss grupp elever. T.ex. kan skolkuratorn sammanställa en grupp med elever som har varit frånvarande från skolan utan tillstånd och följa med eleverna i denna grupp och deras skolgång i realtid. Vid behov har också personalen inom barnskyddet möjlighet att följa med frånvaron i realtid, förutsatt att ett avtal sluts med vårdnadshavaren och eleven. Det är skäl att göra avtalet skriftligt. Ett sådant tillvägagångssätt gör det möjligt att vid behov få med barnskyddet redan i ett tidigt skede.
Skolfrånvaron kontrolleras tills vidare i huvudsak med hjälp av manuella metoder, eftersom ett elektroniskt system för frånvarokontroll är i användning i endast några skolor. E-post och textmeddelanden gör till all lycka kontakten mellan hemmet och skolan snabbare och mångsidigare även då frånvaron kontrolleras manuellt.
Utarbetande av verksamhetsmodellen för frånvarokontroll
Verksamhetsmodellen för kontroll av skolfrånvaro borde innehålla anvisningar om
- anmälan av frånvaro
- registrering och kontroll av frånvaro
- förebyggande åtgärder.