Sekretessgrunderna inom undervisningsväsendet

Med tanke på behandlingen av personuppgifter (dataskyddet), som det redogörs för senare, finns det redan i detta skede skäl att fästa uppmärksamhet vid att frågan om huruvida de personuppgifter som finns i myndigheternas personregister är sekretessbelagda eller inte avgörs på basis av offentlighetslagstiftningen och inte på basis av personuppgiftslagen. Rätten att ur myndigheternas personregister lämna ut personuppgifter till utomstående i form av kopior, utskrifter eller på elektronisk väg är begränsad även när det gäller offentliga personuppgifter.

Vid läroinrättningarna är sekretessen i de flesta fallen ovillkorlig, vilket innebär att man inte har lämnat läroinrättningarna något utrymme för prövning.

Ovillkorlig sekretess

De primära sekretessbestämmelserna ingår i de olika skollagarna , och kompletteras av offentlighetslagens bestämmelser. Enligt sekretessbestämmelserna får ledamöterna i de organ som svarar för anordnandet av utbildning, läroinrättningens personal och personer som deltar i undervisningspraktik inte olovligen för utomstående röja vad de vid skötseln av uppgifter som gäller utbildningen har fått veta om de personliga förhållandena och den ekonomiska ställningen för eleverna, personalen vid läroinrättningen eller familjemedlemmar till dessa.

Dessa bestämmelser som ingår i de olika skollagarna har utformats redan innan offentlighetslagen stiftades. Den krets av personer som avses i bestämmelserna är mer omfattande än den som avses i offentlighetslagen, eftersom den också omfattar vissa personer utanför läroinrättningarna. I 24 § 32 punkten i offentlighetslagen bestäms också att uppgifter om någons personliga förhållanden är sekretessbelagda. Till dessa uppgifter hör enligt punkten uppgifter om någons levnadssätt, deltagande i föreningsverksamhet, fritidssysselsättningar och familjeliv. Detta innebär att bestämmelserna i skollagarna och i offentlighetslagen delvis täcker samma område.

I offentlighetslagen berörs undervisningsväsendet i följande fall, där sekretessen är ovillkorlig:

Elevvård och bedömning (24 § 30 punkten i offentlighetslagen). I lagen bestäms att handlingar som gäller elevvård eller befriande av en elev från undervisning, elevers och examinanders provprestationer samt sådana av en läroanstalt utfärdade betyg och andra handlingar som innehåller uppgifter om verbala bedömningar av en elevs personliga egenskaper är sekretessbelagda. Handlingar av vilka det framgår hur de som av studentexamensnämnden har förordnats att bedöma provsvaren har fördelat sina uppgifter mellan olika skolor, är likaså sekretessbelagda tills ett år har förflutit från examensomgången. I denna punkt skyddas närmast enskilda intressen.

Till provprestationer hör även anteckningar som gjorts vid bedömningen. Proven får alltså inte fritt delas ut och eleverna får inte dela ut dem till varandra. Sekretessen gäller naturligtvis endast i förhållande till andra än eleven själv och hans eller hennes vårdnadshavare. Dessa har rätt att ta del av den bedömda provprestationen och rätt att få uppgifter om bedömningsgrunderna och om hur de har tillämpats på bedömningen av eleven.

Verbal bedömning av uppförandet innebär bedömning av en elevs personliga egenskaper, även när det sker genom att färdiga svarsalternativ på en blankett kryssas för. T.ex. ett omnämnande av att en elev spelar dåligt eftersom hans eller hennes fingrar är för korta för tangenterna utgör också en bedömning av elevens personliga egenskaper.

Sådan verbal bedömning som inte gäller en elevs personliga egenskaper är offentlig. Ett exempel på sådan bedömning är ett omnämnande av huruvida en elev har nått de mål som uppställts eller om han eller hon behöver mer övning.

Vitsordsbedömning och övriga poängtal som gäller lämplighetstest är emellertid sekretessbelagda om de på grund av sitt innehåll tydligt beskriver en studerandes personliga egenskaper.

Det är oklart huruvida uppgifter om tentresultat och vitsord för provprestationer är offentliga. Dessa uppgifter torde vara offentliga och de ges på begäran. Studieprestationsregistret är offentligt.

Tentresultat och övriga studieprestationer får offentliggöras endast på ett sådant sätt att prestationerna individrelateras med hjälp av studerandenumret. Detta förutsätter att läroinrättningen inte i någon form tillhandahåller information (t.ex. i en studerandeförteckning) som förenar studerandenumren med studerandena. Utan identifieringsuppgifter får tentresultaten även utan studerandenas samtycke införas på Internet eller intranet.

Elevernas personuppgifter (namn, fotografier som kan kombineras med eleverna, vitsord osv.) får införas på Internet, t.ex. på skolans hemsida, endast med samtycke av eleven eller en minderårig elevs vårdnadshavare. I detta fall är det fråga om elektronisk utlämning av personuppgifter som ingår i ett personregister. Uppgifterna utlämnas till alla som kan beskåda hemsidorna. Eftersom behandlingen av elevernas personuppgifter vid läroinrättningen i allmänhet sker uttryckligen i syfte att anordna utbildning, finns det skäl att överväga huruvida man i samband med undervisningen i data- och kommunikationsteknik överhuvudtaget behöver införa personuppgifter på Internet. (Dataombudsmannens byrå 1331/41/2001/6.11.2001)

Termins-, period-, avslutnings- och avgångsbetyg är offentliga, med undantag för eventuell verbal bedömning av personliga egenskaper.

Uttrycklig information om att en elev får specialundervisning är sekretessbelagd. Detsamma gäller information om att en elev går i en specialskola.

Handlingar som gällerelevvården är sekretessbelagda. Till dessa handlingar hör även anteckningar som gjorts i samband med elevvårdsgruppens arbete. Med elevvården avser man att främja och upprätthålla elevens studieframgång, goda psykiska och fysiska hälsa och sociala välfärd samt understödjande verksamheter. Elevvården omfattar dels sådan elevvård som ordnas i enlighet med den läroplan som godkänts av utbildningsanordnaren, dels sådan skolhälsovård som avses i folkhälsolagen och sådant stöd vid fostran som avses i barnskyddslagen .

Uppgifter om undervisning, transport, inkvartering och om att skolmåltiderna är avgiftsfria är inte elevvårdshandlingar. Beslut som gäller studiesociala förmåner är inte heller elevvårdshandlingar. Dessa handlingar kan däremot innehålla sådana uppgifter som av någon annan orsak är sekretessbelagda. En specialdiet kan t.ex. vara förknippad med en persons hälsotillstånd eller religiösa övertygelse och ordnandet av skolskjuts kan höra samman med en elevs hälsotillstånd.

Både studentexamensnämnden och gymnasierna har rätt att lämna ut studenternas namn för publicering när uppgifterna om resultaten har sänts till skolorna och det har säkerställts att uppgifterna är riktiga, om inte abiturienten i god tid har förbjudit offentliggörandet av hans eller hennes namn. Skolorna får inte offentliggöra uppgifter om abiturienternas vitsord eller offentligen yppa sådana uppgifter vid betygsutdelningen, om inte abiturienten har gett tillstånd till det. Offentliggörandet av uppgifter vid vårfester och utlämnandet av uppgifter för publicering i en tidning bör särskiljas från uppgifternas offentlighet, dvs. rätten att på begäran ta del av uppgifterna. Studentexamensbetygen är i likhet med övriga betyg offentliga.

I personuppgiftslagen eller offentlighetslagen uppställs inte hinder för att en förteckning över namnen på dem som antagits till en läroinrättning eller som utexaminerats från den lämnas till pressen för redaktionella ändamål. Om man har försäkrat sig om att den som begär uppgifterna gör det i egenskap av redaktör och om redaktören uppger att han eller hon kommer att använda uppgifterna för redaktionella ändamål, finns det inte hinder för att uppgifterna lämnas ut. Om förteckningen publiceras som sådan innebär det inte att materialet används för redaktionella ändamål, utan materialet måste utökas med ett budskap, en åsikt el. dyl. (Dataombudsmannens byrå 540/41/2000/28.9.2000)

De tillrättavisningsmetoder som används i en läroinrättning skall antecknas t.ex. i en straff- eller dagbok. Angående disciplinära straff, dvs. skriftlig varning och avstängning för viss tid, skall det fattas ett förvaltningsbeslut. Det motiverade beslutet och besvärsanvisningen skall delges eleven. Utgångspunkten är att dessa uppgifter är offentliga, om de inte innehåller uppgifter som av andra orsaker är sekretessbelagda, såsom uppgifter om någons hälsotillstånd.

Uppgifter om hälsotillstånd och socialvård (25 punkten). Alla handlingar som innehåller uppgifter om en persons hälsotillstånd (bl.a. alla läkarintyg) eller handikapp eller någons sexuella beteende eller inriktning är sekretessbelagda. Handlingar som innehåller uppgifter om klienter hos socialvården och de förmåner eller stödåtgärder eller den socialvårdsservice de erhållit eller den service som arbetsförvaltningens enskilda kunder erhållit är likaså sekretessbelagda.

Till och med uppgifter som enbart gäller att ett barn får dagvård eller att någon är klient hos socialvården är sekretessbelagda. Sekretessen gäller emellertid inte uppgifter om att ett barn får förskoleundervisning i daghemmets utrymmen, eftersom förskoleundervisningen omfattas av lagen om grundläggande utbildning.

En individuell plan för hur undervisningen skall ordnas innehåller flera sådana uppgifter som anges i 25 punkten.

Uttrycklig information om att en elev har antagits eller överförts till specialundervisning är sekretessbelagd.

När en anställd vid läroinrättningen är sjukledig, bör man meddela dem som frågar efter personen att ”personen inte är på plats”, om inte han eller hon gett sitt samtycke till något annat.

Psykologiska test (29 punkten). Psykologiska test, lämplighetsprov och resultatet eller bedömningen av dem är sekretessbelagda. Sådana förekommer t.ex. vid elevantagning, i samband med att det fattas beslut om att den grundläggande utbildningen skall inledas tidigare eller senare samt vid val av arbetstagare och fastställandet av deras lön. Testen beskriver en människas personlighet och integritetsskyddet kräver att de skall hemlighållas.

Kontaktinformation (31 punkten). Hemliga telefonnummer och uppgifter om läget för en mobilteleapparat är sekretessbelagda. Detsamma gäller övriga uppgifter om telefonnummer och adresser, om personen i fråga har begärt att uppgifterna skall hållas hemliga och han eller hon har grundad anledning att misstänka att hans eller hennes säkerhet kan komma att hotas (skyddsförbud). Om en person begär skyddsförbud hos läroinrättningen, skall man hänvisa honom eller henne att också ansöka om det hos magistraten. – Skyddsförbudet tillämpas inte myndigheter emellan, vilket innebär att en persons kontaktinformation får lämnas från en myndighet till en annan.

Man kan uppmana den som frågar efter någons adress att anhålla om adressen hos registermyndigheten, dvs. magistraten, i stället för hos skolan.

Uppgifter om vilka personer som är elever i en skola är offentliga, om inte utlämnandet av uppgifterna innebär att man samtidigt röjer sekretessbelagd information, t.ex. om handikapp.

Uppgifter om privatlivet (32 punkten). Uppgifter om en persons politiska övertygelse (men inte om deltagande i politisk verksamhet) och åsikter som personen har uttalat privat samt uppgifter om personens levnadssätt, deltagande i föreningsverksamhet, fritidssysselsättningar, familjeliv och andra personliga förhållanden är sekretessbelagda.

Med uppgifter om levnadssätt avses t.ex. information om att en person har utfärdat en fullmakt för att avgifter för medlemskap i ett fackförbund skall få dras av från lönen. Med uppgifter om levnadssätt avses också uppgifter om narkotikabruk. Uppgifter om huruvida en person lever ensam eller i parförhållande skall också hemlighållas.

Om en elev har skrivit om sig själv eller sina familjemedlemmar i en uppsats, får uppsatsen läsas högt endast med samtycke av eleven och den familjemedlem saken gäller.

Enligt de primära bestämmelser som ingår i de olika skollagarna skall uppgifter om någons ”personliga förhållanden och ekonomiska ställning” ovillkorligen hemlighållas.

Uppgifter som utomstående behöver om personalens ställning och uppgifter är offentliga. Arbetsplatsens kontaktinformation är likaså offentlig.

Uppgifter för forskning och statistikföring (16 punkten). Sådant basmaterial för forskning eller statistik som frivilligt överlämnats till en myndighet för forskning eller statistikföring är sekretessbelagt.

Olika förvaltningsdomstolar har med stöd av denna bestämmelse träffat vissa sinsemellan motstridiga avgöranden angående offentligheten i fråga om skolornas utvärderingsuppgifter. Bestämmelsen ger i viss mån utrymme för tolkning. De sammandrag som gäller enskilda skolor innehåller i allmänhet inte sådant basmaterial som skall hålls hemligt. En arbetsgrupp vid undervisningsministeriet arbetar som bäst med en utredning gällande utvärderingsuppgifternas offentlighet och sekretess. Enligt skollagarna skall de viktigaste resultaten av den lagstadgade utvärderingen offentliggöras, dvs. ges offentlighet utan att någon begär det.

Uppgifter om någons förmögenhet (23 punkten). Uppgifter om en enskild persons årsinkomster och totala förmögenhet är sekretessbelagda. Uppgifter om lönerna för personer som arbetar inom den offentliga förvaltningen, dvs. inom staten, samkommunerna, kommunerna och församlingarna, är dock offentliga. Studiestödsansökningar och -beslut är inte i sig sekretessbelagda, men de kan däremot vara förknippade med sekretessbelagda uppgifter.

Privata affärs- eller yrkeshemligheter (20 punkten) är sekretessbelagda. Myndigheterna skall avgöra ifall en uppgift är en affärs- eller yrkeshemlighet. Företaget kan dock framföra sin egen uppfattning om saken. En läroinrättning kan få information om affärs- och yrkeshemligheter t.ex. i samband med ett anbudsförfarande.

Sekretesspresumtionen

Sekretesspresumtionen innebär att uppgifterna skall hemlighållas, utom ifall läroinrättningen bedömer att utlämnandet av de begärda uppgifterna inte i ett enskilt fall äventyrar det intresse som skall skyddas. Sekretesspresumtionen gäller bl.a. i fråga om följande uppgifter:

Uppgifter om skyddsarrangemang (7 punkten). Uppgifter som gäller t.ex. larmanordningar och datasäkerhet kan hemlighållas.

Material som gäller lärdomsprov (21 punkten). Handlingar som gäller planering av eller basmaterial för lärdomsprov, t.ex. pro gradu- eller diplomarbeten, vetenskaplig forskning eller utvecklingsarbete eller bedömning av sådant arbete är sekretessbelagda. Denna punkt gäller i första hand andra läroinrättningar än grundskolor och gymnasier. I detta fall skyddas studerandens eller forskarens kunnande. En forskningsplan kan innehålla sekretessbelagd know-how.

Fullbordade lärdomsprov är offentliga. Det är bäst att uppgifter som gäller eventuella affärshemligheter tas in i det separata bakgrundsmaterial som de som bedömer lärdomsprovet har tillgång till men som inte är tillgängligt för allmänheten.

Offentlighetspresumtionen

Offentlighetspresumtionen innebär att utgångspunkten är att uppgifterna är offentliga, men att de hålls hemliga om utlämnandet av uppgifter till utomstående i ett enskilt fall enligt läroinrättningen äventyrar det intresse som skall skyddas. Presumtionen är att följande uppgifter är offentliga:

Uppgifter som gäller en klagan (6 punkten). Handlingar som gäller en förvaltningsklagan skall, innan ärendet har avgjorts, hemlighållas endast om utlämnandet av uppgifter skulle försvåra ärendets utredning eller om det utan vägande skäl skulle vara ägnat att medföra skada eller lidande för klaganden, den som klagan riktar sig mot eller någon annan som är delaktig i ärendet.

Om t.ex. en klagan angående skolans personal har anförts hos rektorn, är utgångspunkten att klagoskriften är offentlig. Rektorn kan emellertid hemlighålla den under de förutsättningar som framförts ovan. Efter att ärendet avgjorts är beslutet offentligt, om beslutet inte innehåller uppgifter som av andra orsaker skall hemlighållas, t.ex. uppgifter om någons hälsotillstånd. Fastän klagoskriften har blivit offentlig, skall uppgifter som gäller någons privatliv inte utan orsak införas på Internet eller intranet. Ett alternativ är att identifieringsuppgifterna avlägsnas ur handlingen. Om beslutet innehåller sekretessbelagda uppgifter får uppgifterna inte införas på Internet utan samtycke av personen i fråga.

Provuppgifter (22 punkten). Prov, inträdesprov och test skall hemlighållas, om utlämnandet av uppgifter ur dem skulle äventyra provens eller testens syfte eller en användning av testen i framtiden. Sådana är t.ex. psykologiska test och Undervisningsstyrelsens eller de lokala uppgiftsbankernas uppgifter. Genom denna bestämmelse skyddas ett allmänt intresse.

I övrigt är provfrågor och testuppgifter offentliga efter att provet eller testet utförts. Provprestationerna och bedömningen av dem skall dock hemlighållas för utomstående. Tent- och provresultaten torde vara offentliga.

Enligt personuppgiftslagen kan man meddela resultatet av en elevantagning på Internet. För detta krävs dock samtycke av var och en. Personbeteckningarna skall inte införas på Internet. Om det finns två eller flera personer med samma namn, anges utöver namnet även födelsedatumet på Internet. De som blivit antagna skall helst nämnas i alfabetisk ordning. Det finns inte anledning att meddela namnet på dem som inte blivit antagna eller andra uppgifter om dem.

Omständigheter som har samband med privat näringsverksamhet (20 punkten). I samband med näringsverksamhet kan vissa andra omständigheter än affärs- och yrkeshemligheter hemlighållas med stöd av denna punkt, under de förutsättningar som anges i punkten.

I vissa fall har läroinrättningen undantagsvis rätt att hemlighålla handlingar för att skydda sina egna intressen, för att myndigheten och dess motpart skall stå i en jämlik ställning vid rättegångar och i anbuds-, avtals- och förhandlingssituationer (neutralitetsprincipen). Läroinrättningen utövar inte i dessa fall offentlig makt. Inom det kommunala skolväsendet sköter kommunen centraliserat dessa uppgifter.

Myndigheters affärs- eller yrkeshemligheter (17 punkten). Affärs- eller yrkeshemligheter som gäller en läroinrättning, den som upprätthåller läroinrättningen eller utbildningsanordnaren skall ovillkorligen hemlighållas. Övriga uppgifter som gäller en myndighets affärsverksamhet kan med stöd av denna punkt hemlighållas under de förutsättningar som anges i punkten (offentlighetspresumtionen).

Uppgifter om rättegångar och arbetsmarknadsärenden (18 och 19 punkten). Om en läroinrättning, den som upprätthåller läroinrättningen eller utbildningsanordnaren upprättar en handling i egenskap av arbetsgivare eller i egenskap av part i en rättegång, är handlingen i princip offentlig. Den kan dock hemlighållas om utlämnandet av uppgifter ur den skulle strida mot läroinrättningens intresse.

Text: Pirjo Vehkamäki