Vi hade behov av att grunda en wiki-tjänst för att förbättra informationen och öka samarbetet och diskussionen på vår arbetsplats. E-posten hade visat sig vara ett osmidigt och osäkert verktyg för oss.
Vi upprättade därför en sluten wiki som var avgiftsfri och lätt att använda. Tjänsten var avgiftsfri eftersom den baserade sig på reklam, vilket i det här fallet inte var ett hinder, eftersom användarna var frivilliga vuxna. Diskussionen löpte smidigt och alla var nöjda. Vi skapade olika temasidor och satte till undersidor, bilagor, bilder och diskussionstrådar. Jag var administratör för wikin och blev fundersam när jag inte kunde registrera en av mina kolleger som ny användare. Till slut började jag utreda saken på de officiella wiki-sidorna. Jag hittade ett meddelande där det stod att slutna wiki-sidor som baserar sig på reklamer inte enligt ägarna hade inbringat tillräckligt med pengar och att de därför hade beslutat upphöra med dem. Vi fick ingen information om detta, utan märkte det själva då det inte längre gick att lägga till nya användare. Vår wiki är fortfarande sluten, men uppfyller självfallet inte mera sitt syfte, eftersom det inte går att lägga till nya medlemmar. Vår wiki innehåller inga hemligheter men vi kan inte heller ha den öppen – det skulle kännas otrevligt att öppet diskutera våra interna frågor på nätet.
Vi bestämde oss för att ta en säkerhetskopia av tjänsten för att arkivera allt som hade uppdaterats på wikin under året. Det lyckades men säkerhetskopian sparade tyvärr bara sidorna i html-format, utan formateringar. Det går inte att spara varken diskussioner, bilder eller bilagor på säkerhetskopian. Dessutom uppenbarade sig ytterligare ett problem: fastän man är huvudanvändare, kan man inte själv stänga eller radera wikin. Det finns ingenstans beskrivet hur man ska radera en wiki. På administratörens hjälpsidor finns otaliga inlägg av personer som skulle vilja radera en wiki för att den inte mera behövs eller av någon ännu allvarligare orsak.
När vi skulle skapa vår wiki hade vi stor hjälp av WikiMatrix-tjänsten. Där kan man med hjälp av filtrerad sökning hitta de alternativ som lämpar sig bäst för ens egna ändamål. WikiMatrix beskriver noggrant egenskaperna hos 126 olika tjänster som klassificerats som wiki-tjänster. Jag valde sju tjänster för närmare jämförelse. Ett besök på deras webbsidor visade dock genast att för de tre första hade villkoren förändrats eller tjänsten upphört. I efterhand kan man fundera på om våra krav på arbetsverktyget var så hårda att det skulle ha lönat sig att tänka längre och granska avgiftsbelagda tjänster. Genom att konkurrensutsätta wiki-plattformen inklusive underhållstjänsterna hade vi genom ett avtal kunnat vara säkra på att tjänsten finns kvar och att innehållet går att kopiera i sin helhet. Det är naturligtvis en kostnadsfråga men så är också det faktum att femton människors tankearbete och gemensamma utvecklingsarbete gick upp i rök, eller den arbetstid som går åt |